Application de GED

Application de GED

-         application basée sur une architecture client-serveur (gestion des documents, la recherche, la visualisation du format numérique). Système SGBDR  Oracle. Il gère aussi la les emplacements physiques.

-         Interface de consultation facile à adopter par tout utilisateur

-         Chargement des données en lot

-         Codification des documents

-         Gère les éléments, les documents  et les emplacements physiques

-         Liens avec les documents électroniques : l’application offre la possibilité de linker les descriptifs du avec son format  électronique

-         Décloisonnement des structures par le partage de leurs documents

-          

 

Circuit :

Administrateur  système (gère le système),  administration des données et indexation (archiviste), utilisateur final

Préalables à l’installation

Site assessment (état des lieux)

Installation logiciel

Définition du modèle de données

Chargement des données  (documents électroniques, attributs des documents)

Sauvegarde et sécurité

Formation

Licence Administrateur

Licence desktop

Licence flottantes

 

Déroulement de l’opération de GED

Préparation des documents

Numérisation du passif des archives  (scanning des documents techniques)

Indexation (lien)

Chargement des données en lot

Création de scripts

Vérification des données sur le serveur

Vérification des documents (image tif)

Chargement

Chargement par document

Vérifier sur le serveur l’existence ou non du document

Vérifier l’image (tif)

Chargement (linkage)

Recherche

Trois critères :

1-     Séquentielle

2-     Fiche associé

3-     Full texte

Avantage de la solution

Maîtrise de la gestion des documents

Facilité d’accès à l’information

Gain temps de recherche réduction coût. Information donnée en instant « T »

 

Perspectives

-         Dématérialisation de l’information

-         Insérer l’ensemble du vivier archivistique de l’organisation dans le serveur.

-         Permettre aux utilisateurs d’accéder à distance à l’instant « t » au contenus des documents (format tif, PDF) grâce à navigateur Web. 

-         Assurer la veille en matière d’informations

-         Capturer systématiquement les documents électroniques natifs ou après numérisation

-         Diffusion sélective de l’information